Die Benutzer- und Rechteverwaltung dient zur Verhinderung des unberechtigten Zugriffs auf die Daten und Funktionen des WMS, indem die berechtigten Bediener des Systems in der Benutzerverwaltung angelegt und gepflegt werden. Die Bestimmungen für die Vergabe und Gültigkeit von Passwörtern werden hier definiert. Funktionen zur Pflege des Benutzers, wie Anlage, Löschen, Passwort zurücksetzen, sind vorhanden. In der Rechteverwaltung werden die Berechtigungen zu den Objekten (Menüs, Dialoge, Felder und Funktionen) des WMS festgelegt. Die Berechtigungen sind in der Regel zu Profilen oder Gruppen zusammengefasst und dem Bediener zugeordnet. Es wird zwischen unterschiedlichen Berechtigungsstufen unterschieden: lesen/sichtbar, ausführen/schreiben, keine Berechtigung. Je nach Ausprägung sind die entsprechenden Objekte für den Bediener sichtbar, navigierbar, eingabe- oder ausführungsberechtigt. Nicht berechtigte Objekte können auch ausgeblendet oder ausgegraut dargestellt werden. Mit der Pflege der Berechtigungen werden die für den einzelnen Mitarbeiter oder die Mitarbeitergruppe notwendigen Dialoge und Funktionen eingestellt und die nicht benötigten Funktionen deaktiviert. Neben den Berechtigungen zu den Objekten können auch Berechtigungen zu Dateninhalten, z. B. für Lieferaufträge bestimmter Mandanten, eingerichtet werden. Dies ist insbesondere zur Abgrenzung der Daten in Mehrmandantenumgebungen notwendig.