Die Archivierung von Datensätzen dient der Reduzierung des Datenbestandes im produktiven System auf den für den Betrieb notwendigen Umfang. Die Speicherung von fertig bearbeiteten Datensätzen (z. B. für eine Recherche) erfordert sehr große Ressourcen an Speichervolumen und Bearbeitungskapazitäten. Aus diesen Gründen werden die archivierungsrelevanten und abgeschlossenen Datensätze in regelmäßigen Abständen aus den aktuellen Datentabellen exportiert. Das Archiv kann für die hier vorherrschenden Abfragen optimiert werden, um die Recherchen in den größeren Datenmengen zu beschleunigen. Je nach Anforderung können Archive ausgelagert werden, um den produktiven Betrieb durch die Abfragen nicht zu beeinträchtigen. Die Zeiträume der Datenvorhaltung im Produktiv- und Archivsystem werden in der Regel in der Konzeptionsphase festgelegt. Werden zentrale Data Warehouses zur Archivierung und Recherche über die Systemgrenzen hinweg genutzt, entfällt in der Regel die Archivierung im WMS und das Data Warehouse wird über eine Schnittstelle mit den entsprechenden Daten versorgt. Aus einem Data Warehouse können dann systemübergreifende Informationen zusammengestellt werden.